Table des Matières
Votre entreprise organise un événement (foire commerciale, congrès, séminaire, conférence, etc.) dans un pays européen.
Les recettes générées par cette activité sont constituées des droits d’accès (« registration fee ») réclamés aux participants, la location de stands d'exposition et des revenus de sponsors (publicité). Outre vos frais généraux et charges salariales, vous avez également des frais liés à l’organisation de la manifestation elle-même : location de la salle de conférence et du matériel audio-visuel, cachet des conférenciers, catering, hôtesses, sécurité, etc. :
- La TVA est-elle due sur les droits d'inscription ("registration fee")?
- Mon entreprise doit-elle prendre un numéro de TVA à l'étranger?
- Comment traiter les relations avec mon PCO?
- Mon entreprise peut-elle déduire la TVA sur ses dépenses?
Telles sont, en substance, les questions TVA essentielles que se posent les entreprises qui organisent des événements en Europe.
Méfiez-vous des règles TVA car elles varient d'un pays à un autre. Sachez également que les administrations fiscales locales "chassent" les entreprises étrangères défaillantes dans leurs obligations fiscales.
La TVA est-elle due sur les droits d'inscription ("registration fee")?
Lorsqu’une entreprise organise un événement - conférence, séminaire, salon, congrès, etc. - à l’étranger, elle doit en principe appliquer de la TVA locale sur les recettes provenant des droits d’inscription réclamés aux participants. Ainsi, une entreprise qui organise son congrès annuel en Allemagne doit normalement facturer de la TVA allemande sur ses "registration fees".
Mais il n’en va pas toujours ainsi. A la question: la TVA est-elle due à l'étranger?, la réponse n’est pas toujours évidente et dépend de nombreux paramètres : les participants sont-ils des particuliers ou des entreprises, autrement dit votre entreprise agit-elle dans le cadre de relations B2C ou B2B ? S’agit-il d’un congrès axé sur l’enseignement et la formation professionnelle de ses membres, d’une foire commerciale ou les deux à la fois ? L’événement dure-t-il un ou plusieurs jours ? De la réponse à toutes ces questions dépendra le traitement TVA correct de votre événement.
Lire également notre article: congrès professionnel: que faut-il entendre par "droit d'accès"?
Mon entreprise doit-elle prendre un numéro de TVA à l'étranger?
Dans la mesure où la TVA locale est due sur les droits d’accès réclamés aux participants, votre entreprise devra procéder à son immatriculation à la TVA dans le pays où l’événement à lieu afin de pouvoir y remplir une série d’obligations TVA locales : dépôt de déclarations TVA, mentions spécifiques sur les factures, paiement de la TVA, journaux comptables conformes à la réglementation locale, dépôt de listings divers et variés, etc. Ces obligations TVA sont reprises aux articles 192 à 278 de la Directive TVA.
Il existe différentes types d'identification à la TVA : immatriculation à la TVA directe, immatriculation à la TVA avec désignation d’un représentant responsable, possibilité dans certains pays de s’identifier de manière simplifiée. La procédure d’immatriculation peut être aisée ou au contraire extrêmement compliquée. L’Espagne exige par exemple que le représentant légal de l’entreprise étrangère aille chez le notaire puis au consulat espagnol pour obtenir lui-même un numéro fiscal individuel préalablement au lancement de la demande d’immatriculation à la TVA de l’entreprise. Tous les documents devront en outre être traduits en langue espagnole et apostillés ! Bref, dans de nombreux pays européens, le simple fait de vouloir procéder à son immatriculation à la TVA se révèle déjà un véritable casse-tête.
Comment traiter les relations avec mon PCO?
Les entreprises préfèrent parfois déléguer à un P.C.O. (organisateur de congrès professionnel) tout le travail logistique nécessaire à l'organisation de l'événement : gestion des inscriptions, restauration, location des salles de réunion, vols, hébergement, etc.). Le P.C.O. peut agir de différente manière: comme un intermédiaire (agissant au nom et pour le compte de votre organisation), un commissionnaire (agissant en son nom propre mais pour le compte de votre organisation) ou comme l'organisateur même de la manifestation lorsqu'il agit en son nom et pour son propre compte.
Votre entreprise doit être attentive au traitement TVA applicable dans ses relations avec son P.C.O. La méthode comptable consistant à faire correspondre financièrement les revenus avec les dépenses engagées pour l'organisation de la manifestation n'est absolument pas conforme aux règles en matière de TVA . Pour le dire autrement, peu importe les engagements financiers conclus entre votre organisation et le P.C.O., ces flux financiers doivent être traités séparément pour l’application de la TVA.
Lire aussi notre article: intermédiation dans la vente d'un ticket d'entrée
Mon entreprise peut-elle déduire la TVA sur ses dépenses?
La troisième difficulté consistera à déterminer si votre entreprise peut déduire la TVA sur les dépenses liées à l’organisation de son événement à l’étranger. Pour ce qui est de la TVA étrangère, il faudra tenir compte des exclusions classiques introduites par certains pays concernant par exemple les frais de nourriture, de boissons ou d’hôtels.
Par ailleurs, si votre entreprise est exonérée de la TVA dans son pays de résidence, comme c'est le cas pour de nombreuses associations sans but lucratif, cela pourrait lui coûter assez cher: la plupart des dépenses engendrées lors de l'organisation de son événement à l'étranger seront, par le jeu des règles de localisation des prestations de services, soumises à la TVA dans son pays.
L'association susvisée pourrait très bien se retrouver dans la situation désastreuse de devoir payer de la TVA locale sur le droit d'accès à son événement tout en ne pouvant pas déduire la TVA grevant les frais y liés !
Attention aux sanctions !
La plupart des pays européens appliquent des pénalités financières assez lourdes lorsque l’entreprise ne s’est pas immatriculée à la TVA ou s’est enregistrée tardivement. Certains pays (comme par ex. l’Allemagne ou l’Italie) n’hésitent d’ailleurs plus à poursuivre pénalement les dirigeants des entreprises défaillantes.
Si vous souhaitez ne pas voir votre marge bénéficiaire fondre comme neige au soleil, un conseil, maîtrisez la TVA. Ce serait dommage de clôturer votre manifestation par un litige fiscal et un déficit financier.
Votre entreprise organise un événement à l'étranger? Faites appel à nos experts TVA
Vous organisez un événement à l'étranger? Alors l'information qui suit pourra vous intéresser.
Notre cabinet est le conseil privilégié de plusieurs dizaines d'associations éducatives ou scientifiques qui organisent chaque année des événements dans les 27 pays européens. Fort de notre expérience de plus de vingt ans dans le domaine, les aspects TVA des congrès et colloques n'ont plus de secrets pour nous.
Comment cela se passe-t-il concrètement?
C'est très simple pour vous. Cela se passe en deux étapes:
Nous vous donnons tout d'abord les premiers conseils TVA pour réussir votre événement:
- Comment bénéficier d'une exemption de TVA en raison du caractère scientifique ou éducatif de l'événement
- Comment facturer vos "registrations fee"
- Comment facturer vos recettes liées sponsoring et à location de stands d'exposition
- Comment récupérer la TVA étrangère sur vos dépenses
Si aucune exemption de TVA n'est possible, nous prenons en charge la gestion de l'intégralité de vos obligations et autres formalités déclaratives TVA à l'étranger:
- Immatriculation à la TVA
- Dépôt des déclarations TVA et autres relevés
- Coordination des paiements de TVA vers le Trésor public
- Assistance en cas de contrôle fiscal ou de demande de renseignements
- Radiation du numéro de TVA étranger à la fin de l'événement
En clair, vous ne vous occupez pas de la TVA. Notre cabinet s'en charge pour vous. En faisant appel à nos experts TVA, vous avez l'assurance de bénéficier des meilleurs conseils TVA pour réussir votre événement.
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