Les associations modifient régulièrement la composition de leur conseil d’administration : nomination/démission des administrateurs, remplacement du Secrétaire Général, changements de fonction, etc. Ces modifications peuvent intervenir plusieurs fois au cours d’une année civile.

Tous ces changements doivent être actés dans différents registres : dépôt d’un dossier au Greffe des Personnes Morales en vue de sa publication dans les annexes du Moniteur belge, correction des données dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et actualisation du registre des bénéficiaires effectifs (UBO).

L’exigence légale d’une actualisation de ces différents registres, d’apparence si anodine, peut rapidement devenir un véritable cauchemar pour les associations. Avec un résultat très concret : les informations publiées au Moniteur belge ne correspondent presque jamais avec les données reprises à la Banque-Carrefour des entreprises ou dans le registre UBO.

Les conséquences de ces discordances peuvent s’avérer dramatiques. Citons-en quelques-unes :

• L'impossibilité d’engager votre association à l’égard d’un tiers (lors de la signature d’un contrat ou d’une demande d’immatriculation à la TVA à l’étranger, par exemple)
• La mise en responsabilité personnelle des administrateurs en cas de situation litigieuse et ce, même plusieurs années après votre démission.
• Des amendes collectives qui peuvent s'élever jusqu'à 50 000 € (et dont vous êtes solidairement responsable en votre qualité d’administrateur).
• Le gel ou la clôture du compte bancaire de votre association par l'action de votre propre banque.

Notre cabinet s’occupe depuis plusieurs années de la tenue du registre UBO et de l'actualisation des données auprès de la Banque-Carrefour de plusieurs dizaines associations.

Nous avons pris pleinement conscience du problème endémique rencontré par la majorité des associations avec le Greffe des Personnes Morales du tribunal de l’entreprise francophone de Bruxelles. Les dossiers introduits sont généralement ... rejetés.

Notre cabinet a donc décidé, à partir du 1^er janvier 2022, d’alléger votre charge mentale, administrative et juridique en modifiant notre service pour l’étendre à la gestion du dépôt au Greffe et la publication au moniteur belge.

C'est très simple.

Votre association doit prochainement acter une démission/nomination d’un administrateur ? Nous prenons  en charge l'ensemble des démarches suivantes:

• Le dépôt du dossier au Greffe et suivi de la publication au moniteur belge;
• La mise à jour auprès de la Banque-Carrefour des entreprises
• La mise à jour du Registre UBO.

Avec notre solution all-in, votre association :

• Evite les ping-pongs bureaucratiques, incessants et particulièrement énergivores
• Bénéficie d’une expérience de plusieurs années avec les autorités en charge de ces prérogatives,
• Diminue grandement ses risques lors chaque rendez-vous administratif manqué.