Table des Matières
L'inscription à la TVA dans un pays étranger engendre de nombreuses questions pratiques:
- Quand faut-il s'enregistrer à la TVA?
- Quels sont les documents à fournir lors de l'inscription à la TVA?
- Combien de temps faut-il attendre avant d’obtenir un numéro de TVA?
- Est-il possible pour une entreprise d'avoir plusieurs numéros de TVA en Europe?
- Un représentant fiscal est-il nécessaire?
Toutes ces questions pratiques ont trait aux formalités d’immatriculation à la TVA que vous devez respecter dans le pays étranger. Les règles générales sur ce sujet sont définies dans les articles 213 à 216 de la Directive TVA tandis que les modalités pratiques d’inscription sont laissées à la seule discrétion de chaque Etat-membre.
Les procédures administratives mises en place par les services fiscaux de certains pays peuvent être lentes (ex. France), compliquées (ex. Espagne) voire même farfelues (ex. Hongrie). S’inscrire à la TVA à l’étranger peut devenir un véritable chemin de croix pour les non-initiés.
Il faut donc beaucoup d’expérience, un peu de patience et une très bonne connaissance des us et coutumes locales pour mener cette mission à bon port et obtenir son fameux sésame: son numéro de TVA local!
Quand faut-il s’enregistrer à la TVA?
Votre entreprise doit obligatoirement déposer sa demande d'immatriculation à la TVA auprès des services fiscaux étrangers avant le commencement de ses activités. Certains pays exigent que cette déclaration soit faite par voie électronique. Des sanctions financières peuvent s’appliquer lorsque la demande d’inscription est introduite tardivement ou même est simplement incomplète (Portugal).
L'oeil de l'expert TVA
Quels sont les documents à fournir lors de l'inscription à la TVA?
Si votre entreprise souhaite s'inscrire à la TVA à l'étranger, elle devra impérativement entrer en contact avec les services fiscaux locaux. Il est inutile de contacter l'administration fiscale de votre pays d'établissement.
Dans la plupart des pays européens, votre entreprise devra communiquer les documents suivants :
- Le(s) formulaires d’immatriculation à la TVA complétés dans la langue du pays
- Une copie des statuts
- Un extrait du registre de commerce
- Une attestation d’assujettissement à la TVA
- Une procuration (si vous faites appel à un mandataire fiscal)
- La preuve de l’activité sur le territoire du pays concerné : un contrat, un bon de commande, etc.
Chaque pays européen peut en outre demander la communication de documents additionnels. Ils peuvent également exiger que tous les documents fassent l’objet d’une traduction soit libre (ex. Tchéquie) soit certifiée conforme avec apostille (ex. Espagne). Certains exigent même le nom de famille de la mère des représentants légaux (ex. Hongrie) !
Combien de temps faut-il attendre avant d’obtenir un numéro de TVA?
Après l’introduction de la demande, il faut en général compter entre 2 et 8 semaines pour obtenir le numéro de TVA. Plusieurs facteurs peuvent toutefois retarder considérablement l’attribution d’un numéro de TVA : une demande d’immatriculation introduite par l’entreprise de manière incomplète ou incorrecte, une procédure d’immatriculation lourde et fastidieuse du pays (Espagne), un engorgement des services fiscaux eux-mêmes (ex. Allemagne et France), etc.
Un représentant fiscal est-il nécessaire?
Les entreprises non-européennes ne peuvent normalement pas s’immatriculer à la TVA elles-mêmes. Elles doivent le faire par l’intermédiaire d’un représentant fiscal. Le représentant fiscal s’agit d’une entreprise locale qui va vous représenter vis-à-vis des autorités TVA locales. Elle agit en son nom mais pour votre compte et est dès lors solidairement responsable des dettes TVA. C’est la raison pour laquelle le représentant fiscal exige une caution (par ex. une garantie bancaire) de votre part avant d’accepter la mission de représentation.
Les entreprises européennes n'ont pas l'obligation de désigner un représentant fiscal. Pour faciliter leurs relations avec l'administration fiscale locale, elles peuvent néanmoins désigner un mandataire fiscal qui effectuera les formalités déclaratives à leur place. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’émettre une garantie bancaire. L’entreprise demeure seule responsable du paiement de ses dettes TVA.
Attention aux sanctions !
La plupart des pays européens appliquent des pénalités financières assez lourdes lorsque l’entreprise ne s’est pas immatriculée à la TVA ou s’est enregistrée tardivement. Certains pays (ex. l’Allemagne ou l’Italie) n’hésitent d’ailleurs plus à poursuivre pénalement les dirigeants des entreprises défaillantes.
Les procédures d’inscription à la TVA varient d’un pays à l’autre. Il faut donc beaucoup d’expérience, un peu de patience et un très bonne connaissance des us et coutumes locales pour mener cette mission à bon port et obtenir son fameux sésame : son numéro de TVA local. Dans le cas contraire, votre dossier d’inscription se mouvra dans les abîmes administratifs et risquera de ne jamais refaire surface.
Une entreprise avertie en vaut deux !
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Comment cela se passe-t-il concrètement?
C'est très simple pour vous: nous déterminons conjointement avec votre service comptable la liste des documents à nous communiquer. A partir de là, nous prenons le relai:
- Préparation du dossier : collecte des données, vérification des informations, traduction éventuelle des documents officiels dans la langue du pays d'identification, préparation des formulaires d'inscription, etc.;
- Envoi de la demande d'enregistrement aux services fiscaux locaux;
- Suivi du dossier jusqu'à l'attribution du numéro de TVA.
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