Votre entreprise doit déposer une déclaration de TVA locale dans laquelle figurent toutes les données nécessaires pour constater le montant de la taxe due et celle qui est déductible. Certaines déclarations TVA (ex. Irlande) sont assez simples à remplir tandis que d’autres (ex. Hongrie, l’Allemagne) peuvent contenir plusieurs dizaines de grilles et se révèlent être d’une complexité inouïe.

Certains pays (ex. Espagne, Italie, Allemagne) peuvent exiger que des déclarations annuelles soient déposées contenant toutes les informations requises dans les déclarations TVA périodiques, plus les informations nécessaires à d'éventuelles régularisations. D’autres pays (ex. Belgique) se contentent de demander un récapitulatif de données bien définies.

Tout assujetti qui est redevable de la TVA doit payer le montant net de la TVA lors du dépôt de la déclaration de TVA. Toutefois, les États membres peuvent fixer une autre échéance pour le paiement de ce montant ou percevoir des acomptes provisionnels (ex. Italie). Votre entreprise doit ainsi s’assurer de payer la TVA due au Trésor local dans les formes et délais fixés par le pays. Ce délai légal peut être assez court (ex. Allemagne) ou long (ex. Pays-Bas, Danemark).

Pour vos échanges intra-européens, votre entreprise doit déposer un état récapitulatif de ses opérations transfrontières. Ce relevé sera obligatoire dans tous les pays pour ce qui concerne vos ventes mais le sera également dans certains pays (ex. Espagne, Italie) pour vos achats.

Pour vos échanges intra-européens, votre entreprise, si elle dépasse certains seuils, sera obligée de déposer un relevé Intrastat et ce, tant pour ses ventes que pour ses achats. Les seuils peuvent être assez bas (ex. France) ou élevés.

A l’heure de la digitalisation des administrations fiscales, Il existe encore quelques rares pays (ex. Suède) qui persistent à exiger que les entreprises étrangères déposent leurs déclarations TVA et autres relevés sur format papier. Mais la plupart des pays européens exigent aujourd’hui le dépôt électronique de ces données. Se pose ainsi la question laborieuse de l’accès au portail de l’administration fiscale locale. Celui-ci n’est aisément accessible que pour les entreprises locales ! Pour les entreprises étrangères, l’accès à ce portail est un véritable chemin de croix.

La fréquence dépend du pays dans lequel votre entreprise est enregistrée. La Directive TVA indique par ex. que les déclarations doivent être déposées au moins une fois par an. Dans la pratique, de nombreux pays de l'UE exigent une déclaration par mois ou par trimestre. En général, les entreprises réalisant un chiffre d’affaires élevé (ex. Belgique, Danemark) doivent établir des déclarations plus fréquemment.