Le chemin de croix pour publier un changement du conseil d'administration
La modification de la composition du conseil d’administration est un processus fréquent pour une association : nomination/démission de ses administrateurs, renouvellement de leur mandat, remplacement temporaire, etc.
Tous ces changements doivent faire l’objet d’une publication au moniteur belge pour être opposables aux tiers. Ce qui oblige par la même occasion une mise à jour du registre de la Banque-Carrefour des entreprises ainsi que du registre des bénéficiaires effectifs (UBO).
Les associations connaissent bien le véritable casse-tête que peut représenter la publication d’un acte au Greffe : de multiples formulaires à signer, une série de documents à produire (copie des cartes d’identité des administrateurs, adresses privées, etc.)… qui sont rarement acceptés comme tels par le greffier, etc.
Bref, pour une association, publier une modification de son C.A. n’est pas une sinécure.
Une nouvelle obligation légale découlant de la loi du 4 mai 2023
La loi du 4 mai 2023 créant le Registre central des interdictions de gérer vient de rajouter une obligation supplémentaire. Ce nouveau registre doit permettre au greffier de vérifier si les administrateurs ou les personnes déléguées à la gestion journalière ou les candidats à la nomination dans de telles fonctions ne sont pas frappés d’une interdiction d’exercer ces fonctions (en raison d’une condamnation ou d’une faillite).
Une déclaration signée
Et c’est ici que la procédure se complique : pour que la nomination d'une personne soit publiée, il faut désormais idéalement remettre au greffe, en plus des documents obligatoires déjà existants, une déclaration sur l’honneur attestant qu’aucune personne nouvellement élue n’a été frappée d’une condamnation ailleurs en Europe.
Quel est le contenu exact de cette déclaration ? Qui doit la signer ? Faut-il un déclaration par personne? Dans quelle langue doit-elle être rédigée ? Le manque d’informations encadrant cette déclaration sera assurément source de nombreux problèmes et donc de retard dans la publication de l’acte par le greffe.
Que risque celui qui signe la déclaration ?
Et une chose est certaine : l’organe de l’association qui va signer le document risque gros dans cette affaire. Car il va devoir engager sa responsabilité pour le compte d’un administrateur dont il ignore, bien souvent, la situation juridique dans le pays d’origine.
Soyez rassurés, il existe des solutions !
Nous avons développé depuis de nombreuses années une solution all-in assurant la publication des changements du C.A. d’une association au greffe et la mise à jour du registre BCE et UBO.
Cette solution all-in intègre désormais également un accompagnement dans la rédaction de la déclaration sur l’honneur.