Que contient ce guide ?
Le guide vous permet d'obtenir des informations TVA pratiques pour la Belgique:
- Votre inscription à la TVA en Belgique
- Vos obligations TVA en Belgique
- Les règles de la facturation en Belgique
L'IMMATRICULATION A LA TVA EN BELGIQUE
Quand faut-il s'enregistrer à la TVA?
Votre entreprise doit obligatoirement déposer sa demande d'immatriculation à la TVA auprès des services fiscaux belges avant le commencement de ses activités. Des sanctions financières peuvent s’appliquer lorsque la demande d’inscription est introduite tardivement.
L'oeil de l'expert TVA
Il existe des dérogations ou des scénarios possibles permettant d'éviter ou d'autoriser un enregistrement à la TVA. Les entreprises étrangères ayant des transactions locales pour lesquelles l'autoliquidation générale est applicable peuvent décider d'être volontairement enregistrées à la TVA pour récupérer la TVA belge encourue sur leurs dépenses par le biais d'une déclaration de TVA au lieu de la procédure électronique prévue par la directive 2008/9. Cette option n'est applicable qu'aux entreprises étrangères de l'UE ayant plus de 10 000 € de TVA récupérable par année civile.
Quels sont les documents à fournir lors de l'inscription?
Si votre entreprise souhaite s'inscrire à la TVA en Belgique, elle devra impérativement entrer en contact avec les services fiscaux belges. Il est inutile de contacter l'administration fiscale de votre pays d'établissement.
Votre entreprise devra notamment communiquer les documents suivants :
- Le(s) formulaires d’immatriculation à la TVA complétés dans la langue du pays
- Une copie des statuts
- Un extrait du registre de commerce
- Une attestation d’assujettissement à la TVA
- Une procuration (si vous faites appel à un mandataire fiscal)
- La preuve de l’activité sur le territoire du pays concerné : un contrat, un bon de commande, etc.
L'administration fiscale belge peut exiger la traduction en français ou en néerlandais de certains de ces documents.
Combien de temps faut-il attendre avant d’obtenir un numéro de TVA ?
Si votre dossier est complet, il faut en général compter entre 2 et 8 semaines pour obtenir le numéro de TVA.
Un représentant fiscal est-il nécessaire ?
Les entreprises non-européennes ne peuvent normalement pas s’immatriculer à la TVA elles-mêmes en Belgique. Elles doivent le faire par l’intermédiaire d’un représentant fiscal. Il s’agit d’une entreprise locale qui va vous représenter vis-à-vis des autorités TVA locales. Il est responsable du respect de toutes vos obligations TVA, y compris celles dont il n'a pas eu connaissance. C’est la raison pour laquelle il peut exiger une caution (par ex. une garantie bancaire) de votre part avant d’accepter la mission de représentation.
Les entreprises européennes n'ont pas l'obligation de désigner un représentant fiscal. Pour faciliter leurs relations avec l'administration fiscale locale, elles peuvent néanmoins désigner un mandataire fiscal qui effectuera les formalités déclaratives à leur place. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’émettre une garantie bancaire. L’entreprise demeure seule responsable du paiement de ses dettes TVA.
L'oeil de l'expert TVA
Combinée au mécanisme général d'autoliquidation applicable en Belgique, la possibilité pour une entreprise de l'UE de désigner un représentant fiscal peut s'avérer utile afin d'éviter les désagréments de trésorerie. En effet, ce mécanisme rend le client redevable de la TVA (à la place du fournisseur) pour autant que ce dernier soit une entreprise belge déposant des déclarations périodiques ou une société étrangère identifiée à la TVA en Belgique avec un représentant fiscal.
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LES OBLIGATIONS TVA EN BELGIQUE
Faut-il tenir des journaux comptables TVA?
Votre entreprise doit tenir une comptabilité suffisamment détaillée pour permettre l'application de la TVA et son contrôle par l'administration fiscale belge.
Quand faut-il déposer la déclaration TVA?
L'entreprise est tenue de déposer une déclaration TVA de manière mensuelle. Elle peut toutefois opter pour un dépôt trimestriel moyennant le respect de certaines conditions.
La déclaration doit être déposée de manière électronique au plus tard le 20ème jour du mois qui suit la fin de la période imposable.
L'oeil de l'expert TVA
Les États membres fixent la durée de la période imposable à un, deux ou trois mois. Ils peuvent toutefois fixer des durées différentes pour autant qu'elles n'excèdent pas un an. La déclaration de TVA doit être déposée dans un délai à fixer par les États membres. Ce délai ne peut dépasser de plus de deux mois le terme de chaque période imposable (art. 250 de la Directive TVA).
Faut-il transmettre une déclaration annuelle?
L'entreprise est tenue de déposer électroniquement, une fois par an un relevé des clients identifiés à la TVA en Belgique au plus tard le 31 mars de l'année civile qui suit.
L'oeil de l'expert TVA
Les États membres peuvent obliger l'assujetti à déposer une déclaration reprenant toutes les données visées aux articles 250 et 251 et concernant l'ensemble des opérations effectuées l'année précédente. Cette déclaration comporte toutes les informations nécessaires aux régularisations éventuelles. Ils autorisent, et peuvent exiger, que la déclaration soit faite, dans les conditions qu'ils déterminent, par voie électronique (art. 261 de la Directive TVA).
Quel est le délai pour payer la TVA belge?
L'entreprise doit payer la TVA due au plus tard le 20ème jour du mois qui suit la période de déclaration imposable. Plus aucun acompte TVA intermédiaire n'est exigé depuis 2021.
L'oeil de l'expert TVA
Tout assujetti qui est redevable de la taxe doit payer le montant net de la TVA lors du dépôt de la déclaration de TVA. Tout assujetti qui est redevable de la taxe doit payer le montant net de la TVA lors du dépôt de la déclaration de TVA. Toutefois, les États membres peuvent fixer une autre échéance pour le paiement de ce montant ou percevoir des acomptes provisionnels (art. 206 de la Directive TVA).
Quand faut-il déposer le relevé intra-EU?
L'entreprise est tenue de déposer électroniquement un listing intracommunautaire au plus tard le 20ème jour du mois qui suit la période de déclaration
L'oeil de l'expert TVA
Un état récapitulatif est établi pour chaque trimestre civil dans un délai et selon des procédures qui devront être déterminés par les États membres. Toutefois, les États membres peuvent prévoir que les états récapitulatifs seront déposés sur une base mensuelle. Ils autorisent, et peuvent exiger, que les états récapitulatifs soient, dans les conditions qu'ils déterminent, soumis par voie électronique (art. 263 de la Directive TVA).
LES REGLES DE FACTURATION EN BELGIQUE
Est-ce que la facture doit être établie avec TVA ?
Votre entreprise en sa qualité de fournisseur de biens ou de prestataire de services est normalement obligée de délivrer une facture avec TVA à son client. C’est la règle générale. Il existe cependant de nombreuses situations dérogatoires qui transfèrent cette obligation de paiement de la taxe au client lui-même. Ces situations sont celles dites de « reverse charge » ou encore « d’autoliquidation de la taxe ».
Les règles spéciales de l'autoliquidation de la TVA ont été introduite en Belgique pour les entreprises étrangères :
Pour les livraisons de biens:
L'autoliquidation est applicable à toutes les livraisons nationales de biens effectuées par une entreprise qui n'est pas établie en Belgique, à condition que le client soit un assujetti établi en Belgique qui dépose des déclarations de TVA ordinaires ou un assujetti non établi en Belgique ayant un numéro de TVA ainsi qu'un représentant TVA en Belgique.
Pour les prestations de services:
L'autoliquidation est applicable à toutes les prestations nationales effectuées par une entreprise qui n'est pas établie en Belgique, à condition que le client soit un assujetti établi en Belgique qui dépose des déclarations de TVA ordinaires ou un assujetti non établi en Belgique ayant un numéro de TVA ainsi qu'un représentant TVA en Belgique.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture?
La Directive TVA fixe les mentions obligatoires minimum que vous devez reprendre sur votre facture. Les pays peuvent dans certains cas y ajouter des mentions obligatoires additionnelles. Une attention toute particulière doit être portée sur les taux de conversion lorsque la monnaie utilisée sur la facture n’est pas celle du pays dans lequel se déroule l’opération ainsi que sur les mentions spécifiques justifiant la raison légale pour laquelle la TVA n’est pas portée en compte.
Quel taux de TVA doit-on mentionner sur une facture ?
La Belgique a trois taux de TVA différents :
- Taux normal : 21% (R03)
- Taux intermédiaire : 12% (R02)
- Taux réduit : 6% (R01)
Pour certains biens et services exceptionnels, le taux zéro s'applique (R00).
LE REMBOURSEMENT DE LA TVA EN BELGIQUE
Comment récupérer la TVA en Belgique?
Il existe plusieurs méthodes de remboursement de la TVA belge. Les formalités pratiques pour récupérer la TVA à l’étranger seront différentes selon que votre entreprise est établie ou non en Europe et/ou qu’elle est identifiée ou non à la TVA en Belgique :
- Si votre entreprise dispose d’un numéro de TVA en Belgique, elle devra introduire une demande de remboursement dans les formes et les délais requis par la réglementation locale. Le crédit TVA est en principe automatiquement transféré sur le mois suivant. Le remboursement effectif peut toutefois être demandé moyennant certaines conditions. Le seuil minimum est de € 400 par trimestre (ou € 50 annuellement)
- Si votre entreprise est établie dans un pays européen et ne dispose pas d’un numéro de TVA en Belgique, elle devra introduire une demande de remboursement de la TVA de manière électronique au départ de son pays de résidence et ce, dans les formes et délais requis par la Directive 2008/9.
- Si votre entreprise est établie en dehors de l’Europe et ne dispose pas d’un numéro de TVA en Belgique, elle devra désigner un représentant fiscal pour introduire sa demande de remboursement et ce, dans les formes et délais requis par la 13ème Directive.
La TVA belge est-elle récupérable sur toutes les dépenses ?
La TVA supportée sur les achats, les importations ou les acquisitions intracommunautaires de biens et de services peut être récupérée par une société étrangère à condition que ces dépenses soient destinées à des activités imposables et à condition que la documentation appropriée soit disponible.
Aucune TVA en amont ne peut être récupérée sur l'une des dépenses suivantes :
- Divertissement
- Hébergement, hôtel, restauration et restaurants, sauf si (1) les coûts sont encourus pour les employés chargés de fournir des biens ou des services en dehors des locaux de l'entreprise ou (2) les coûts sont refacturés à une autre entreprise qui fournit à son tour les mêmes services
- Jusqu'à 50 % de la TVA en amont supportée sur les véhicules de tourisme est récupérable. Cette restriction s'applique également à la TVA facturée sur la fourniture de services et de biens liés à ces voitures (carburant, entretien, etc.).
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